Автоматизация задач — это действенный инструмент для сокращения затрат на любом уровне функционирования организации. Автоматизацию проводят в компаниях независимо от вида деятельности, размеров и прочих переменных параметров. Главной предпосылкой проведения автоматизации является необходимость усовершенствования (повышения эффективности) тех или иных процессов, протекающих в организации. Сегодня поговорим о том, что такое автоматизация и как ее организовать.

Что такое автоматизация задач?

Автоматизация задач (процессов) — это разновидность оптимизации. Она помогает сокращать финансовые, временные и прочие издержки на выполнение определенного объема работ. К примеру, автоматизация все чаще используется при ведении бухгалтерского учета. Бухгалтеры уже давно ушли с произведения расчетов на калькуляторах. С помощью специальных автоматизированных онлайн систем, можно фиксировать многочисленные заявки, отправлять письма, формировать отчетные формы и это далеко не все. В больших компаниях, где ежедневно огромное количество запросов, применяют автоматизацию для обработки звонков, писем, рассылок. Наглядный пример: виртуальный цифровой помощник, умные автоответчики и т.д.

Цели автоматизации

Каждая организация преследует свои цели автоматизации процессов. Вот общие цели, которые можно применить для любой компании:

• повышение производительности, снижение объема нагрузки сотрудников, снижение временных, финансовых и трудовых затрат;
• увеличение прибыли за счет повышения эффективности работы компании и снижения себестоимости услуги (товара);
• повышение качества обслуживания или продукта;
• усовершенствование системы планирования и контроля и др.

Как автоматизировать задачи

Существует множество подходов к вопросу автоматизации бизнес задач. Эксперты рекомендуют придерживаться общего (универсального) подхода, но с учетом специфики деятельности конкретной организации:

• Анализ задач и процессов. В первую очередь необходимо проанализировать существующие задачи и процессы, определить какой вид работ требует усовершенствования.
• Внедрение автоматизированных систем (АС), их интеграция между собой. Обычно на этом этапе привлекают специальные компании (интеграторы), которые берут всю техническую часть работы по автоматизации на себя и в дальнейшем обслуживают установленное ПО.
• Обучение сотрудников работе с АС.
• Применение новых АС в работе.
• Мониторинг и контроль за применением АС.